2024 Författare: Peter John Melton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-16 04:46
Innan du publicerar Office-dokument offentligt eller skickar dem till någon, vill du förmodligen kontrollera vilken dold information dokumentet innehåller och ta bort känsliga data. Denna metadata kan bryta mot din integritet eller vara potentiellt pinsamt.
Visa och ta bort dolda data
På Office 2013 eller Office 2010 klickar du på Arkiv-menyn, klickar på Info och inspektionsverktyget kommer att vara främst och centrerat och informerar dig om den potentiellt känsliga informationen som dokumentet innehåller. Denna information är mer uppenbar än den är i äldre versioner av Office, men det är fortfarande lätt att missa om du inte är medveten om Office lägger till denna känsliga data i dina dokument.
På Office 2007 klickar du på Office orb-knappen på bandet, pekar på Förbered och klickar på Inspektera dokument.
Vilken typ av metadata sparar kontoret?
Office sparar dokumentegenskaper, inklusive detaljer som författaren, ämnet, titeln, det datum du skapade ett dokument, när du senast ändrade det och hur länge du spenderade arbetet med dokumentet. Dessa egenskaper kommer även att innehålla namnet på vilken mall du använde när du skapade dokumentet, e-postrubriker och annan relaterad information. Detta kan eventuellt vara pinsamt - till exempel kan du skicka en TPS-rapport till din chef och säga att du spenderade hela dagen och arbetade ensamt. Men metadata kunde avslöja att du bara arbetade med TPS-rapporten i några minuter, samarbetat med andra människor och att du använde en mall som heter "Useless TPS Report Template" när du skapar den. Ännu värre än det finns andra konsekvenser för privatlivet här - du kanske vill publicera ett dokument på webben utan att ditt namn är associerat med det, men ditt namn kommer som standard att visas i dokumentets egenskaper.
Rubriker, sidfot, vattenstämpel och text formaterad som dold text kan också inkluderas, men visas inte om du gör ett överskådligt skum av dokumentet. Verktyget berättar om ditt dokument innehåller den här informationen.
Om du samarbetar med andra personer medan du skriver dokumentet kommer det att innehålla ännu mer data. Metadata visar namnen på alla som arbetade på dokumentet samt eventuella kommentarer, revisionsmärken, bläckanmärkningar och tidigare versioner av dokumentet. Om du publicerar ett dokument som du arbetat med, kommer du förmodligen att ta bort all den här data istället för att dela den.
Så här stoppar du Office från att spara metadata
Tyvärr måste du använda dokumentinspektionsverktyget för att ta bort känslig data från varje enskilt dokument innan du publicerar eller delar det med någon. Det finns inget inbyggt sätt att ta bort den här informationen från flera dokument samtidigt, och det finns inte en kontorsövergripande inställning för att hindra Office från att tillämpa dessa data på dokument.
Du kan dock få Office att automatiskt ta bort metadata varje gång du sparar en fil. Du måste tillämpa den här inställningen på varje dokument du använder - det är en dokumentspecifik inställning, inte en systemövergripande inställning.
För att hindra Office från att spara metadata tillsammans med dina dokument, klicka på Arkiv-menyn, klicka på Alternativ och välj kategorin Trust Center. Klicka på knappen Trust Center Settings och välj Privacy Options. Aktivera "Ta bort personlig information från filegenskaper vid spara". Om det visas gråtonat, klicka på knappen Dokument inspektör nedan, kör dokumentinspektören och ta bort all dokumentets personuppgifter. Du ska då kunna klicka på kryssrutan.
Kom ihåg att du måste ändra det här alternativet för varje dokument separat.
Denna information kan vara användbar, och en del av det är även avgörande för samarbete eller för företag att hålla reda på vem som arbetade på ett dokument. Men när det är dags att publicera dokumentet kommer du förmodligen att ta bort denna metadata.
Rekommenderad:
Så här pausar du, tar bort och tar bort videoklipp från din YouTube-historia
YouTube är den stora tidsavbrottet. Det är ingen hemlighet att vi alla spenderar mycket tid på att titta på video efter video. Vad du kanske inte inser är att alla dessa videor hålls i din historia, som du kan rensa eller pausa.
Så här lägger du till (och tar bort!) Vattenstämplar, text eller logotyper till och från bilder
Idag tar vi en titt på hur man snabbt kan lägga till komplexa vattenstämplar till hundratals bilder samtidigt, och några vanliga sätt att ta bort dessa vattenmärken från andras bilder. Är det fel gör det här? Fortsätt läsa och bestäm själv.
Vad är den här "My Sharing Mappers" -ikonen i den här datorn och hur tar jag bort den?
Efter installationen av Windows Live Messenger märkte jag ett väldigt irriterande tillägg till den här datorn … en ny ikon som heter "Mina delningsmappar". Så hur exakt tar jag bort den här ikonen jag aldrig kommer använda?
Vad är den här ikonen "Webbmappar" i den här datorn och hur tar jag bort den?
Efter att ha installerat en massa programvara som krävdes för arbete märkte jag att jag hade en ny ikon under "Min" dator som jag inte hade märkt tidigare. Vad är den här ikonen för webbföljer, och hur blir jag av med den?
Så här lägger du till, tar bort och ändrar signaturer i Office-filer
Digitala signaturer hjälper till att bedöma äktheten i ett online-dokument. Lär dig hur du lägger till, tar bort, redigerar, ändrar signaturer i Word, Excel, PowerPoint-filer.